Lista obecności w zakładzie pracy

[:pl]

[:]

SPIS TREŚCI

• Lista obecności pracownika
• Formy listy obecności 
• Co powinna zawierać lista obecności ?
• Praca zdalna a lista obecności w pracy
• Ewidencja czasu pracy
• Lista obecności a ewidencja czasu pracy
• Wzór listy obecności

Lista obecności pracownika

Wiele firm prowadzi dwa rodzaje dokumentacji: jednym jest prowadzenie ewidencji godzin pracy a druga to listy obecności. Standardowa lista obecności określa godzinę wejścia do pracy i godzinę zakończenia pracy. Należy to do obowiązków pracodawcy. Nie ma tego również w zapisie kodeksu pracy. Jeśli firma prowadzi listę obecności powinna ująć to w swoim wewnętrznym regulaminie pracy. Kogo dotyczy lista obecności? Jak wskazuje art. 149 kodeks pracy „pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy». Z kolei listy obecności nie zostały sformalizowany w żadnym przepisie prawnym.

Lista obecności prowadzona jest zarówno w dużych, jak i małych firmach. Ma pozwalać na szybkie i łatwe obliczenie nadgodzin oraz przysługujących dni wolnych. Za prowadzenie listy obecności odpowiada dział kadr lub kierownicy poszczególnych działów. Kwestie te powinny zostać ujęte w obowiązującym w firmie regulaminie pracy, którego treść jest wiążąca dla pracowników oraz samego pracodawcy. W małych firmach z reguły nadzorowanie listy obecności należy do głównego właściciela firmy. Niekiedy wyznacza się do tego osobę odpowiedzialną za prawidłowe funkcjonowanie pracy zespołu w danym zakładzie pracy.  Prawidłowo sporządzona lista obecności umożliwia prawidłowe naliczenie wynagrodzeń lub świadczeń pracowniczych.

Formy listy obecności 

Jak wygląda lista obecności? Nie ma ona ściśle sprecyzowanej formy. Pracownik ma obowiązek potwierdzenia swojej obecności w pracy w formie pisemnej lub elektronicznej. W ciągu ostatnich lat wykształcił się zwyczaj prowadzenia listy obecności w formie:

• papierowej
• elektronicznej
• ustnej (w przypadku bardzo małych przedsiębiorstw).

Forma papierowa 

To tradycyjna forma papierowa, w której pracownik podpisuje się na dokumencie. W ten sposób potwierdza swoją obecność w pracy, zaznaczając moment przyjścia do pracy i jej zakończenia. Pracodawca może skorzystać z gotowego wzoru listy obecności, dostępnego w internecie. Niektóre firmy mają własny, stworzony przez siebie szablon. Bardzo przydatny jest arkusz Excel, w którym bez problemu można samodzielnie utworzyć formularz. Papierową listę obecności umieszcza się w miejscu, by każda osoba zatrudniona w firmie miała do niej dostęp. Trzeba zatem zadbać o skrupulatne wypełnianie listy obecności w pracy na bieżąco. Pracodawca powinien mieć wgląd do tego dokumentu w dowolnym miejscu i o dowolnym czasie.

Elektroniczna lista obecności

Elektroniczna lista obecności pozwala na natychmiastową weryfikację przepracowanych godzin pracowników. Rozpoczęcie pracy potwierdza się przez zalogowanie do systemu lub przez odbijanie kartą magnetyczną. Zastosowanie systemów cyfrowych pozwala znacznie szybciej zsumować czas pracy. Pracownicy nie muszą ręcznie liczyć i sprawdzać dokumentów, ponieważ wszystko można wygenerować i podliczyć w systemie. Codzienne, ręczne podpisywanie listy obecności dla niektórych jest czasochłonne i kłopotliwe. Stosowanie list obecności usprawnia pracę i oszczędza czas potrzebny do rozliczania i kontrolowania pracowników.

Cyfrowe programy dokładnie rejestrują godzinę przyjścia i wyjścia z firmy. Rzetelne prowadzenie takiej listy może mieć ogromne znaczenie nie tylko w przypadku kontroli pracownika. W przypadku sytuacji losowej, łatwo można ustalić, czy pracownik był w tym czasie w pracy, czy też nie. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy w firmie mogą skupić się na pracy, nie myśląc o papierowych listach obecności. Pracodawca może skorzystać również z gotowego programu, w którym automatycznie lista obecności powinna być generowana. Na koniec miesiąca można zsumować cały czas pracy i pobrać gotową listę. Generowanie listy obecności oraz samo jej wypełnienie jest dużo prostsze i zajmuje bardzo mało czasu.

Dzięki temu specjaliści działu kadry mają ułatwione zadanie przy tworzeniu raportów przepracowanych godzin.

Co powinna zawierać lista obecności ?

Na liście obecności nie można wyszczególnić danych pracownika chronionych przez RODO. Jako że nie jest ona wymagana przez przepisy prawa, nie precyzują one także jej elementów. Znajdują się tam jedynie podstawowe informacje o zatrudnionych. Zgodnie z rozporządzeniem RODO na liście nie można wpisywać danych poufnych. Nie wpisuje się również przyczyny, dlaczego w danym dniu/miesiącu osoba zatrudniona nie była w pracy. Zakazane jest przetwarzanie danych osobowych. Pamiętajmy, że tworzy się ją do ustalenia czasu wykonywanej pracy i obecności pracownika.

Podstawowymi elementami jest:

• imię i nazwisko pracownika
• stanowisko
• data
• podpis pracownika
• godzina rozpoczęcia pracy
• godzina zakończenia pracy.

W Kodeksie pracy nie określono wymaganego okresu przechowywania listy obecności. Na wszelki wypadek zaleca się, aby przetrzymywać je w firmie przez minimum 3 lata. Zapis w kodeksie pracy precyzuje, że roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu. Ważne, aby nie archiwizować ich w aktach osobowych, lub w dokumentacji pracowniczej.

Praca zdalna a lista obecności w pracy

W dzisiejszych czasach, coraz więcej pracodawców oferuje pracownikom możliwość pracy zdalnej. Pojawia się jednak wiele pytań i wyzwań, w tym kwestia dotycząca obecności pracowników. Lista obecności pracowników to narzędzie, które pozwala pracodawcom na monitorowanie i kontrolowanie godzin ich pracy swoich pracowników. W przypadku pracy stacjonarnej to rozwiązanie niezbędne, aby pracodawca mógł stwierdzić, czy pracownik spełnił swoje obowiązki i czy przysługuje mu wynagrodzenie za dany dzień. W przypadku pracy zdalnej jednak, sytuacja wygląda inaczej. Praca zdalna powinna być dokładnie i szczegółowo omówione przez obie strony. Sposób komunikacji między nimi powinien być jasny dla pracownika i pracodawcy. Dzięki temu efektywność pracy oraz monitorowanie czasu ich pracy będzie bezproblemowe.

Współczesne systemy pozwalają pracodawcom kontrolować czas wykonywanej pracy . Niezależnie od ich miejsca pracy. Jednym z takich sposobów jest logowanie do systemu komputerowego. Dzięki temu przełożony może zobaczyć, o której godzinie rozpoczynamy pracę i o której ją kończymy. Kolejną opcją jest wysłanie wiadomości przez pracownika, jak rozpoczyna swoją pracę. Służą do tego ogólnodostępne komunikatory. 

Pamiętajmy! Nasz pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania pracy swojej kadry. Dzięki temu o wiele łatwiej można rozliczyć się później z przepracowanych godzin oraz prowadzić ewidencję.

Ewidencja czasu pracy

System ewidencji czasu został wprowadzony Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Początkowo w była to karta ewidencji pracy. Od 1 stycznia 2019 r. zamiast karty wprowadzono obowiązek ewidencjonowania czasu, który prowadzono dla każdego pracownika. To dokument, który prowadzi każdy pracodawca, bez względu na ilość zatrudnionych osób. Dzięki temu może ustalić wynagrodzenie oraz uwzględnić inne świadczenia związane z pracą.

Ewidencja czasu powinien zawierać informacje takie jak:

• liczbę przepracowanych godzin
• godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej
• godziny nadliczbowe
• godziny dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru
• dni wolne od pracy
• ustawowe zwolnienia od pracy
• inne usprawiedliwione nieobecności w pracy
• nieusprawiedliwione nieobecności w pracy
• czas godzin pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym.

Ewidencja pracy dodatkowo zawiera szereg innych, niezbędnych informacji o czasie pracy włączając w to między innymi czas przeznaczony na wyjścia prywatne. Należy pamiętać, że ewidencja czasu pracy jest własnością pracodawcy, jednak na żądanie pracownika należy mu dokument okazać. Pracownik może żądać jedynie wglądu, skopiowania lub odpisu.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Wiele osób myli listę obecności z kartą ewidencji czasu pracy, podczas gdy oba te dokumenty nie są ze sobą tożsame. To dwa odmienne dokumenty kadrowe. System obowiązkowej ewidencji czasu jest nieco ważniejszy niż sama dokumenatcja z obecnością. Pracodawca jest zobowiązany ją tworzyć, by prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenie wynikające ze stosunku pracy.

Niestety spora ilość osób myli listę obecności z terminem obowiązkowej ewidencji czasu pracy. Również wielu pracodawców błędnie traktuje listę obecności oraz ewidencję czasu pracy jako jeden i ten sam dokument. Lista dotycząca czasu pracy to pisemne lub elektroniczne potwierdzenie w pracy. Z kolei ewidencja czasu pracy zawiera bardzo szczegółowe informacje związane z czasem pracy. Prowadzenie ewidencji pracy to jeden z najważniejszych obowiązków pracodawcy. Ponadto wpisuje się tam wszystkie nieobecności pracownika, zwolnienia lekarskie itp. Tylko w ewidencji czasu pracy należy podać przyczynę nieobecności pracownika, ponieważ jest to niezbędne do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia. Lista zawiera tylko dane dotyczące obecności pracowników.

Wzór listy obecności

Podsumowanie

Każdy pracodawca firmy wie, jak ważną rolą jest dokładne rejestrowanie oraz dokumentowanie informacji dotyczących obecności pracowników. Rozliczanie godziny pracy odbywa się najczęściej w postaci listy obecności, na której pracownicy przedsiębiorstwa są zobowiązani zaznaczyć godziny rozpoczęcia pracy, oraz jej zakończenia.

Mimo, że powstają coraz to nowsze technologię i coraz częściej korzysta się z elektronicznych form rejestracji godziny pracy, to jednak wiele firm nadal korzysta z tradycyjnej listy obecności. Dzięki tego typu dokumentacji można nie tylko monitorować obowiązki pracowników dotyczących obecności (i jej zaznaczania) oraz również kontrolować wszelkie nieprawidłowości (wcześniejsze opuszczenie stanowiska, zbyt długi czas pracy, spóźnienia itp.)

Odpowiednio sporządzona jest podstawą do poprawnego rozliczania czasu pracy.