Offboarding – jak zadbać o pożegnanie pracownika?

[:pl]

[:]

SPIS TREŚCI

• Offboarding – co to jest i na czym polega?
• Etapy offboardingu
• Dlaczego warto stosować offboarding?
• Proces offboardingu a outplacement
• Onboarding a offboarding
• Offboarding – czy można przeprowadzić go zdalnie?

Offboarding — co to jest i na czym polega?

Offboarding to proces pożegnania pracownika z pracy. Pracodawca powinien go przeprowadzić w momencie odejścia pracownika z zakładu. To kompleksowy zestaw działań, który ma na celu zapewnić pracownikowi sprawną i profesjonalną ścieżkę wyjścia z firmy po zakończeniu zatrudnienia. Offboarding w dokładnym tłumaczeniu oznacza „opuszczenie pokładu”.

Etapy offboardingu

Proces offboardingu obejmuje wiele istotnych elementów, które są niezbędne do zapewnienia sprawnego i profesjonalnego zakończenia zatrudnienia. Offboarding powinien składać się ze schematu, który ułatwi proces odejścia pracownika. Powinien być dostosowany do sytuacji oraz indywidualnie do pracownika. Odejścia z pracy nie zawsze są miłe, czasem pracownik nie ma ochoty rozmawiać z pracodawcą i trzeba wtedy profesjonalnie podejść do sytuacji. Proces offboardingu można podzielić na kilka etapów:

• przygotowanie dokumentów związanych z rozwiązaniem umowy — należą do nich m.in. świadectwo pracy (w przypadku umowy o pracę), protokół zdawczo-odbiorczy mienia firmowego, wypowiedzenie umowy itp.
• rozmowa związana z odejściem z pracy — wraz z oddaniem dokumentów należy przeprowadzić rozmowę z pracownikiem wyjaśniającą podjęcie takiej decyzji. Może to być jeden z najtrudniejszych momentów offboardingu. W tej sytuacji można również omówić formalne warunki rozstania, takie jak zaległy urlop itp. Jeśli zwolnienie z firmy nastąpiło poprzez zmiany organizacyjne lub jest to wina po stronie pracodawcy, miłym gestem ze strony pracodawcy jest odprawa pracownika (najlepiej oceniana jest odprawa pieniężna).
• informacja dla reszty zespołu — następnym etapem offboardingu jest poinformowanie o zmianach reszty pracowników, którzy pozostali w organizacji. Ważne jest, aby wspomnieć o decyzji, dlaczego taka została podjęta oraz o celach i potrzebach firmy. Często brak jednej osoby może być problemem i wprowadzić chaos w ogólnej organizacji i doprowadzić nawet do strat finansowych. Warto więc przekazać informacje odpowiednio wcześniej, aby móc nakierować zespół odchodzącego pracownika na mobilizację. Trzeba przekazać w takiej sytuacji ważne terminy i dalsze kroki do przeprowadzenia.
• przekazanie obowiązków — kolejną bardzo ważną częścią offboradingu jest przekazanie obowiązków odchodzącego pracownika. Ominięcie tego etapu może spowodować chaos i problemy w firmie, więc nie można go odkładać na ostatni moment. Dzięki temu inni pracownicy będą mieli pewność, że obowiązki odchodzącej osoby nie spadną na nich z dnia na dzień. Firma powinna starać się zabezpieczyć wiedzę i doświadczenie pracownika, który odchodzi, poprzez dokumentację i przekazanie istotnych informacji, które mogą być przydatne dla jego następcy lub innych pracowników. W harmonogramie trzeba uwzględnić: listę projektów, które są do przekazania, nadanie priorytetów zadaniom, ustalenie kto przejmie obowiązki itp.
• przeprowadzenie exit interview — to rozmowa z opuszczającym firmę pracownikiem. Pracodawca wtedy wysłuchuje opinii i informacji na temat działających lub niedziałających procesów w firmie. Pracownik, który nie ma nic do stracenia, chętniej opowiada o problemach lub zaletach. Dzięki temu pracodawca może wykorzystać cenne informacje do usprawnienia poszczególnych działów.
• sprawy administracyjne (sprawy kadrowe itp.) — opuszczający firmę pracownik powinien być otoczony opieką i wsparciem aż do ostatniego dnia pracy. Na tym etapie trzeba zadbać, aby odchodzący pracownik przekazał wszystkie najistotniejsze informacje innym i żeby sam czuł się dobrze w procesie rozstania. W ostatni dzień pracy należy towarzyszyć mu w ostatnich obowiązkach, aby offboarding przeprowadzony był prawidłowo.

Czytaj też: Dlaczego warto inwestować w rozwój pracowników?

Czytaj też: 10 sposobów jak motywować pracowników

Dlaczego warto stosować offboarding?

Zastanawiasz się, dlaczego offboarding jest taki ważny?

Offboarding jest ważnym elementem zarządzania zasobami ludzkimi, który ma wiele korzyści zarówno dla pracownika, jak i dla organizacji. Przede wszystkim, warto stosować offboarding, ponieważ pomaga w zapewnieniu profesjonalnego zakończenia zatrudnienia, co odzwierciedla pozytywnie na wizerunku firmy. Proces ten pozwala pracownikowi na sprawną przemianę z etapu zatrudnienia do stanu po odejściu, co wpływa na zachowanie relacji i lojalności. Offboarding może dostarczyć organizacji cennych informacji zwrotnych na temat jej kultury i zarządzania personelem, co może przyczynić się do dalszego doskonalenia procesów i zachęcić innych pracowników do pozostania w firmie. Ogólnie rzecz biorąc, stosowanie offboardingu jest znakiem dbałości o doświadczenie pracownika i przyczynia się do budowania pozytywnego środowiska pracy oraz pozytywnego wizerunku organizacji.

Trzeba zwrócić uwagę, aby proces offboardingu pracownika był odpowiednio zaplanowany. Im bardziej jest uporządkowany, tym lepiej będzie funkcjonować firma po odejściu pracownika. Nieprzeprowadzenie offboardingu może odbić się na reszcie pracowników i całej organizacji, a także na negatywnym wizerunku firmy.

Czytaj też: Lista obecności w zakładzie pracy

Proces offboardingu a outplacement

Proces offboardingu i outplacement są dwoma różnymi, ale często ze sobą powiązanymi koncepcjami, które dotyczą zakończenia zatrudnienia pracownika. Oto różnice między nimi:

Offboarding

• Offboarding to ogólny proces związany z zakończeniem zatrudnienia pracownika w firmie.
• Obejmuje etapy, takie jak przygotowanie dokumentów, zwrot mienia firmy, przekazywanie obowiązków, rozliczenia finansowe, przekazanie informacji na temat świadczeń socjalnych, przekazanie wiedzy i feedback, a także organizowanie pożegnania.
• Celem offboardingu jest zapewnienie sprawnego, profesjonalnego przejścia pracownika z etapu zatrudnienia do stanu po zakończeniu pracy.

Outplacement

• Outplacement to bardziej specjalizowana usługa świadczona na rzecz pracowników, którzy opuszczają firmę w wyniku zwolnień grupowych, restrukturyzacji, lub innych okoliczności.
• Obejmuje wsparcie w procesie poszukiwania nowej pracy, pomagając pracownikowi w znalezieniu nowego zatrudnienia po opuszczeniu poprzedniego miejsca pracy.
• Usługi outplacementu mogą zawierać doradztwo zawodowe, pomoc w pisaniu CV, przygotowanie do rozmów kwalifikacyjnych, rozwijanie umiejętności poszukiwania pracy i wsparcie psychologiczne.
• Celem outplacementu jest skrócenie okresu bezrobocia pracownika i ułatwienie mu dostępu do nowych możliwości zawodowych.

Mimo że offboarding i outplacement to różne aspekty zarządzania personelem, mogą się one wzajemnie uzupełniać. Przykładowo, firma może zaoferować outplacement jako część procesu offboardingu, aby wesprzeć swoich zwalnianych pracowników w znalezieniu nowego zatrudnienia. To może być postrzegane jako forma troski o pracowników i ochrony ich interesów po zakończeniu zatrudnienia.

Inwestowanie w offboarding i outplacement jest jest strategią, która przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i organizacji. To proces, który pomaga pracownikom odejść z firmy w sposób godny i zminimalizować negatywne skutki zwolnienia.

Onboarding a offboarding

Onboarding i offboarding to pojęcia, które są często używane zamiennie, ale mają całkowicie inne znaczenie. Ten pierwszy jest przeciwieństwem offboardingu. Polega na adaptacji nowego pracownika w firmie. W tym procesie bardzo ważne jest zapoznanie nowej osoby z resztą zespołu, przedstawienie wszystkich informacji związanych z firmą, wdrożenie w nowe obowiązki oraz przeprowadzenie szkolenia stanowiskowego itp. Jest to bardzo ważny proces, ponieważ generuje pierwsze wrażenie, które odbija się na wizerunku firmy. Często w dużych firmach przeprowadza się onboarding i offboarding razem, aby wszystko zostało dobrze przekazane osobie na zastępstwo. Odchodząca osoba ma nadal dostęp do dokumentów, haseł, różne uprawnienia administracyjne — powinna przekazać te wszystkie rzeczy nowej osobie, aby uniknąć późniejszych problemów. Przeszkolenie innego pracownika może zostać zorganizowane przez osobę odchodzącą, ponieważ to ona najlepiej wytłumaczy wszystkie kwestie potrzebne na danym stanowisku. Pracodawca powinien zadbać, aby odchodzący pracownik przekazał wszystkie najważniejsze kwestie.

Offboarding — czy można go przeprowadzić zdalnie?

Dobry offboarding powinien zostać przeprowadzony stacjonarnie, ponieważ wtedy najłatwiej przekazać wszystkie najważniejsze informacje, zdać sprzęt itp. Sytuacja może różnić się w momencie jeśli praca jest zdalna lub gdy istnieje trudny konflikt z pracownikiem. Wtedy można przeprowadzić offboarding zdalnie, ale trzeba się do niego odpowiednio przygotować. Planowanie offboardingu należy rozpocząć od wykorzystania narzędzi do offboardingu online, które pomogą usprawnić cały proces zwalniania pracownika. Jak przygotować się na offboarding pracownika zdalnie?

• Wideokonferencje – pracodawca i pracownik mogą spotkać się wirtualnie poprzez narzędzia do wideokonferencji, takie jak Zoom, Skype lub Microsoft Teams, aby omówić kwestie związane z offboardingiem, takie jak przekazanie informacji, zaplanowanie zadań i zakończenie umowy.
• Zdalny dostęp do dokumentów i zasobów – pracownik może mieć dostęp do niezbędnych dokumentów i zasobów firmowych w chmurze lub innych systemach zdalnych, co ułatwia przekazywanie wiedzy i przenoszenie obowiązków.
• Wysyłanie elektronicznych formularzy i dokumentów -wiele formalności związanych z offboardingiem można przeprowadzić elektronicznie, w tym podpisanie dokumentów zwolnienia, zakończenia umowy, umów o zachowaniu poufności itp.
• Wysyłanie przesyłek pocztą – jeśli istnieją fizyczne przedmioty, takie jak sprzęt komputerowy lub karty identyfikacyjne, które należy zwrócić, pracownik może je wysłać pocztą z odpowiednimi instrukcjami.
• Szkolenie online -jeśli konieczne jest przeszkolenie nowego pracownika na stanowisku opuszczanym przez zwalnianego pracownika, to takie szkolenie może być przeprowadzone online.

Warto jednak pamiętać, że zdalny offboarding może być bardziej skomplikowany niż ten przeprowadzany osobiście, zwłaszcza jeśli istnieją kwestie poufności danych lub innych szczególnych wymagań. Ważne jest, aby zapewnić, że cały proces jest zgodny z przepisami prawnymi i politykami firmy oraz że pracownik otrzymuje niezbędne wsparcie i informacje na temat offboardingu, niezależnie od tego, czy odbywa się on osobiście, czy zdalnie.

Utrata pracy jest jednym z najbardziej stresujących doświadczeń życiowych, dlatego też pracodawca powinien ułatwić pracownikowi proces rozstania. W przypadku odejścia pracownika z własnej woli proces ten powinien wyglądać podobnie. Odejście pracownika należy traktować z szacunkiem i uwagą zarówno osobiście jak i biznesowo. Elementy offboardingu pracownika powinny być starannie zaplanowane, aby w proces zwalniania pracownika nie wkradł się chaos. Wartość offboardingu jest bardzo istotna, aby doświadczenia odchodzącego pracownika były prawidłowe i dobrze świadczyły o wizerunku firmy.

Sprawdź też: Metoda Kaizen jako sposób na sukces