Jak pisać maile w pracy?

Pisanie maili w pracy to codzienna czynność, która ma ogromny wpływ na efektywność komunikacji i relacje zawodowe. Dobrze napisany e-mail może przyspieszyć realizację projektów, wyjaśnić wątpliwości i zbudować pozytywny wizerunek. Jak pisać maile w pracy? Co napisać w mailu z CV? Jak poprawnie pisać wiadomości e-mail? Co można zawrzeć w tytule wiadomości? Jak rozpocząć maila formalnego?

SPIS TREŚCI

• Jak zacząć maila służbowego?
• Jak zakończyć maila?
• Służbowe maile — jak powinny wyglądać?
• Zwroty grzecznościowe — jak ich używać w mailu?

Jak zacząć maila?

Nie wiesz, jak pisać oficjalne maile? Masz trudność z doborem słów i odpowiednich zwrotów grzecznościowych? Tworzenie struktury maila oficjalnego powinno się rozpocząć od właściwego powitania, które jest dostosowane do odbiorcy i kontekstu wiadomości.

Jak rozpocząć maila służbowego?

Rozpoczynając wiadomość, warto zastanowić się, do kogo kierujemy przekaz. To od tego zależy, w jaki sposób rozpoczniemy swoją wiadomość. Inaczej będzie wyglądać mail służbowy do prezesa, inaczej do współpracownika, a jeszcze inaczej do klienta.

Sposób rozpoczynania wiadomości e-mail jest bardzo istotny, pozwala odpowiednio się zaprezentować i zrobić dobre wrażenie na odbiorcy.

Wybór odpowiedniego powitania zależy od kilku czynników, takich jak formalność relacji, kultura organizacyjna, a także kontekst samego maila. Zbyt formalne rozpoczęcie może wydawać się sztywne w sytuacji, gdy masz już bliższą relację z odbiorcą, natomiast zbyt nieformalne może być odebrane jako brak szacunku lub profesjonalizmu, szczególnie w kontaktach z klientami lub wyższym kierownictwem.

Rozpoczęcie maila nie powinno odbywać się od słów: „Witam”. A dlaczego?

Słowo „Witam” stosuje się głównie w mowie, a nie piśmie. Nie jest błędem językowym, ale nie powinno się go stosować w listach/ mailach formalnych. To forma bezosobowa, która nie należy do grzecznościowych. Według słownika PWN: „(…) jest wyrazem grzeczności minimalnej, wygodnej dla nadawcy, ale niewyrażającej szacunku dla adresata”.

Lepiej napisać mail rozpoczynając od słów: „Szanowna Pani/Panie”, „Szanowni Państwo”, dopuszczalne jest również zwykłe „Dzień dobry”.

Maila można również rozpocząć od zwykłego „Cześć” lub „Hej”, jeśli piszemy go do osoby bliższej, z która mamy swobodne relacje. W zależności od tego, do kogo kieruje się przekaz, można także zwrócić się bezpośrednio do odbiorcy po imieniu: „Adamie… zwracam się do Ciebie z prośbą…”

Czytaj też: Rodzaje umów o pracę w Polsce

Czytaj też: Zawody przyszłości — kto będzie poszukiwany?

Jak zakończyć maila?

To, co piszemy na koniec maila również jest bardzo ważne, a dla wielu osób problematyczne. Właściwie dobrane słowa kończące mogą wpłynąć na odbiór całej wiadomości i pozostawić pozytywne wrażenie na odbiorcy. Zwrot kończący maila to pewnego rodzaju pożegnanie, które wyraża wdzięczność i szacunek odbiorcy. Najczęściej używany zwrot kończący maila to „pozdrawiam”. Słownik wyrazów trudnych i kłopotliwych mówi, że używanie tego zwrotu jest nieodpowiednie do osoby o wyższym statusie lub do nieznanego adresata.

Zakończenie oficjalnego maila może być zakończone zwrotem „z poważaniem” lub „z wyrazami szacunku”. Jest to grzecznościowa forma, która oddaje szacunek odbiorcy. Maila można także zakończyć słowami: „pozdrawiam serdecznie” lub „łącze pozdrowienia”, jest to bardziej uprzejme i grzecznościowe niż samo „pozdrawiam”.

Sposób, w jaki kończysz maila, powinien tonem odpowiadać rozpoczęciu maila. To oznacza, że jeśli witasz się z kimś, pisząc „cześć”, nie powinno się zakończenie maila kończyć słowami „z poważaniem”.

Służbowe maile — jak powinny wyglądać?

Nie wiesz, jak pisać oficjalne maile w pracy? Postaw na kilka cennych wskazówek i nabierz pewności podczas tworzenia struktury maila oficjalnego! Na co trzeba zwrócić uwagę?

• Profesjonalny adres mailowy — przy pisaniu maila oficjalnego należy zwrócić uwagę na adres e-mail. Każdy z nas powinien mieć dwa rodzaje skrzynki mailowej: prywatną i formalną. Podczas pisania maila służbowego trzeba użyć tej formalnej. Pisanie do ważnych osób, czy firm z maila o nazwie buziaczek88@poczta.pl nie wygląda profesjonalnie. Postaw na imię i nazwisko w mailu, aby łatwiej było Cię znaleźć i skojarzyć.
• Netykieta — jest to zachowanie uprzejmości i profesjonalizmu w internecie, a także przy pisaniu oficjalnych maili służbowych. Obejmuje to między innymi unikanie pisania całych zdań wielkimi literami (co jest odbierane jako krzyk), stosowanie odpowiednich form grzecznościowych oraz unikanie skrótów i emotikonów, które mogą być niewłaściwe w kontekście biznesowym. Warto także pamiętać o odpowiednim tonie — komunikaty powinny być rzeczowe, ale też uprzejme i życzliwe.
• Treść maila dostosowana do odbiorcy — jeśli wiesz, że piszesz do prezesa firmy, to wydźwięk Twojego maila musi brzmieć poważnie. Z kolei w komunikacji ze współpracownikami można sobie pozwolić na mniej formalny język. Przy pisaniu maila służbowego ważne jest, aby przekazywać informacje w sposób czytelny i zwięzły, unikając zbyt skomplikowanego języka i zbytnich dygresji.
• Tytuł wiadomości — odpowiedni temat wiadomości sprawi, że Twój odbiorca już na samym początku będzie wiedział mniej więcej, czego będzie dotyczyć dalsza część maila. To od tytułu maila może zależeć, czy zostanie on otwarty, czy pominięty. Tytuł wiadomości powinien być krótki, rzeczowy i jasno informować o zawartości wiadomości. Unikaj ogólnikowych tytułów, ponieważ nie mówią one odbiorcy, czego może się spodziewać. Zamiast tego, spróbuj użyć tytułu, który konkretnie odnosi się do treści maila, na przykład „Raport sprzedaży za III kwartał” lub „Prośba o potwierdzenie spotkania”.
• Informacja o załącznikach — jeśli do maila dołączasz załączniki, zawsze wspomnij o tym w treści wiadomości. Dzięki temu odbiorca od razu wie, że powinien ich szukać i nie przegapi ważnych dokumentów. Możesz to zrobić, dodając zdanie na końcu wiadomości, takie jak „W załączniku przesyłam raport sprzedaży”.
• Podpis w mailu — to nie tylko sposób na zakończenie wiadomości, ale także element budujący Twój profesjonalny wizerunek. Powinien zawierać Twoje imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, a także dane kontaktowe, takie jak numer telefonu czy adres e-mail. W niektórych branżach warto dodać również link do strony internetowej firmy lub profilów w mediach społecznościowych.

Czytaj też: Fluktuacja kadr — jak ją ograniczać?

Czytaj też: Ekspert branżowy — jakie powinien mieć cechy?

Zwroty grzecznościowe — jak ich używać w mailu?

Pisanie służbowych maili wymaga nie tylko precyzyjnego przekazywania informacji, ale również dbałości o formę i styl komunikacji. Na odbiór wiadomości wpływają bardzo zwroty grzecznościowe używane w mailach służbowych. To one nadają korespondencji profesjonalny ton i pomagają wyrazić szacunek dla odbiorcy. Odpowiednio dobrane zwroty grzecznościowe mogą znacząco poprawić jakość komunikacji oraz wpływać na budowanie pozytywnych relacji w pracy.

Jakich zwrotów grzecznościowych używać w mailu oficjalnym?

• Szanowny Panie/Pani
• Szanowni Państwo
• Panie Profesorze
• Dzień dobry
• Z poważaniem
• Pozdrawiam
• Z wyrazami szacunku

Stosowanie zasad pisania maili i dbanie o kulturę wypowiedzi pozwala wykazać kulturę osobistą oraz budować pozytywne relacje z odbiorcami. Dlatego warto pisać maile z uwagą i szacunkiem, pamiętając, że każda wiadomość jest wizytówką zarówno nadawcy, jak i firmy, którą reprezentuje.

Sprawdź też: Urlop od siły wyższej — kiedy przysługuje?