Telefon służbowy — jakie są zasady korzystania?

[:pl]

[:]

SPIS TREŚCI

• Telefon służbowy — co to jest i do czego służy?
• Telefon służbowy — zasady korzystania
• Telefon służbowy a rozmowy prywatne
• Jak przygotować telefon służbowy dla pracownika?
• Telefon służbowy — dla kogo?
• Jak dbać o telefon służbowy?
• Jakie są wady i zalety telefonu służbowego?
• Czy muszę odebrać telefon od pracodawcy na L4?
• Telefony służbowe w czasie wolnym a Kodeks pracy

Telefon służbowy — co to jest i do czego służy?

Telefon służbowy to narzędzie pracy służące do komunikacji w celach służbowych. Jest to zazwyczaj smartfon lub telefon stacjonarny, który przypisany jest do konkretnego pracownika lub działu w firmie. Umożliwia przeprowadzanie rozmów biznesowych, kontaktowanie się z klientami, koordynowanie zespołu oraz wykonywanie innych zadań związanych z pracą. Jego użytkowanie jest regulowane przez politykę firmową, która może być w każdej firmie inna. Może być ona objęta określonymi zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa danych oraz korzystania z zasobów firmy.

Telefon służbowy — zasady korzystania

Przed przekazaniem służbowej komórki pracownikowi, pracodawca sporządza często umowę lub protokół zdawczo odbiorczy, w którym wyznacza się zasady używania telefonu służbowego. Zawarte powinny być w dokumencie takie informacje jak:

• marka i model telefonu oraz rodzaj abonamentu
• dołączone akcesoria takie jak: ładowarka, karta pamięci, słuchawki itp.
• zasady postępowania w przypadku kradzieży, zgubienia, wykorzystywania w celach prywatnych lub zniszczenia służbowego sprzętu
• numer IMEI (w przypadku Iphone) lub numer karty SIM

Warto pamiętać, że wykorzystywanie telefonów służbowych powinno odbywać się tylko w celach służbowych. Nie można używać telefonu do celów prywatnych, głównie przez zachowanie bezpieczeństwa dla firmy i chronienia poufnych danych. Często firmy uniemożliwiają instalowanie aplikacji, które nie znajdują się na zatwierdzonej liście. Dzięki temu pracownik nie ma możliwości pobierania podejrzanych programów, które mogą posiadać wirusy lub doprowadzić do wycieku danych firmy.

Czytaj też: Kontrola trzeźwości — nowelizacja kodeksu pracy

Czytaj też: Kultura organizacyjna firmy — jak ją tworzyć?

Telefon służbowy a rozmowy prywatne

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, aby koszt abonamentu telekomunikacyjnego mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu przez pracodawcę, telefon musi być wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych podczas godzin pracy. W praktyce oznacza to, że wszelkie rozmowy prywatne pracownika nie mogą być zaliczane do działalności biznesowej pracodawcy i nie przyczyniają się do generowania przychodu dla niego.

Według Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej korzystanie ze służbowego telefonu nie wiąże się z powstaniem po stronie pracownika przychodu. Najczęściej abonamenty pozwalają na rozmowy bez limitu, a więc ustalenie kosztu pojedynczego połączenia nie jest możliwe.

Jak przygotować telefon służbowy dla pracownika?

Polskie prawo pracy nie reguluje kwestii telefonów służbowych, jednak każdy pracodawca dla dobra swego powinien sporządzić wcześniej omówioną umowę bądź protokół zdawczo-odbiorczy. Oprócz tego pracodawca bądź odpowiedzialny za to dział IT powinien odpowiednio przygotować telefon służbowy do korzystania przez pracownika. Jak należy przygotować telefon służbowy?

• Konfiguracja systemu — należy sprawdzić, czy system operacyjny telefonu jest zaktualizowany i zabezpieczony przed zagrożeniami. Włączyć funkcje zabezpieczające, takie jak blokada ekranu, hasło oraz szyfrowanie danych.
• Instalacja niezbędnych aplikacji — zainstalowanie aplikacji służbowych, takich jak poczta e-mail, komunikatory biznesowe, aplikacje do zarządzania projektami itp.
• Ustalenie zasad korzystania — określenie zasad użytkowania telefonu służbowego, w tym czasu pracy, zakazu korzystania z niego w celach prywatnych oraz wytycznych dotyczących bezpieczeństwa danych.
• Szkolenie pracownika — przeszkolenie pracownika w zakresie obsługi telefonu służbowego, zapoznanie go z zasadami korzystania oraz procedurami związanymi z bezpieczeństwem danych.
• Monitorowanie i wsparcie techniczne — zapewnienie wsparcia technicznego dla pracownika w przypadku problemów z telefonem służbowym oraz monitorowanie jego używania w celu zapewnienia zgodności z polityką firmy.

Telefon służbowy — dla kogo?

Według przepisów Kodeksu pracy pracodawca nie ma obowiązku dać nam telefonu służbowego, ale powinien zapewnić pracownikowi odpowiednie warunki pracy i sprzęt służbowy potrzebny do realizacji zadań służbowych. Są takie zawody, w których potrzebne jest użytkowanie telefonu służbowego, np. w roli kuriera, dziennikarza, handlowca itp.

Na stanowiskach kierowniczych telefon służbowy może okazać się koniecznością. Warto wiedzieć, że zgodnie z prawem pracy przedsiębiorca może wykonać do kadry zarządzającej firmą telefon służbowy po godzinach pracy, a obowiązki wypełniane przez kierowników nie są traktowane jak nadgodziny.

Wniosek o telefon służbowy nabiera dodatkowego znaczenia zwłaszcza w kontekście pracy zdalnej. Współczesne warunki pracy wymagają stałej komunikacji z firmą, a praca z domu lub w trakcie podróży może znacznie utrudniać ten proces. Odpowiadanie na e-maile czasem nie wystarcza, a telefon służbowy umożliwia szybszy i bardziej efektywny kontakt z kolegami z pracy czy przełożonymi.

Czytaj też: Świadectwo pracy — co musi zawierać?

Czytaj też: Naliczanie urlopu wypoczynkowego

Jak dbać o telefon służbowy?

Pracownik ma obowiązek dbać o telefon służbowy, ponieważ jest to własność firmy, która została wypożyczona na czas jego pracy. Użytkowanie służbowego sprzętu wymaga delikatnego obchodzenia i odpowiedzialności, aby nic nie zniszczyć, ani nie zgubić. Jak zadbać o telefon służbowy?

• Trzymaj telefon w bezpiecznym miejscu, aby uniknąć uszkodzeń mechanicznych. Używaj etui lub pokrowca chroniącego przed zadrapaniami i upadkami.
• Regularnie czyść telefon, zwłaszcza ekran i obudowę, aby zapobiec gromadzeniu się brudu i bakterii.
• Używaj kodu PIN, hasła lub odcisku palca, aby zabezpieczyć dostęp do telefonu przed osobami trzecimi.
• Regularnie twórz kopie zapasowe danych przechowywanych na telefonie, aby zminimalizować ryzyko utraty informacji w przypadku awarii lub kradzieży.

Jakie są wady i zalety telefonu służbowego?

Telefon służbowy może mieć swoje plusy i minusy. Jakie są zalety i wady telefonu służbowego?

Zalety telefonu służbowego

• Efektywna komunikacja
• Bezpieczeństwo danych
• Brak kosztów użytkowania telefonu
• Kontakt z klientami, współpracownikami bez podawania prywatnego numeru

Wady telefonu służbowego

• Ryzyko utraty lub kradzieży
• Naruszanie prywatności pracownika poza godzinami pracy
• Kontrola pracownika za pomocą telefonu służbowego

Czy muszę odebrać telefon od pracodawcy na L4?

Tak, pracodawca ma prawo skontrolować pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim. Dzięki temu może sprawdzić, czy nie wykonuje innej pracy zarobkowej lub wykorzystuje L4 w celu regeneracji organizmu. Pracodawca może również po prostu, po ludzku zapytać pracownika jak się czuje. Nie może jednak wezwać go do pracy lub do zlecić pracę zdalną.

Telefony służbowe w czasie wolnym a Kodeks pracy

Pracodawca, który dzwoni lub wysyła wiadomości po godzinach pracy, musi mieć świadomość, że pracownik nie musi odpowiadać od razu. Zgodnie z przepisami, pracownik może zdecydować się na reakcję dopiero w następnym dniu roboczym. Natomiast jeśli pracownik zdecyduje się odpowiedzieć na połączenie służbowe po godzinach pracy, może to być uznane za pracę nadliczbową. Według Kodeksu pracy, wykonanie obowiązków służbowych poza standardowymi godzinami jest dopuszczalne wyłącznie w przypadku:

• Pilnej potrzeby podjęcia akcji ratunkowej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, mającej na celu ochronę mienia lub środowiska naturalnego lub usuwanie awarii.
• Specyficznych potrzeb pracodawcy, które muszą być jasno uzasadnione i związane z charakterem prowadzonej działalności.

Wykonywanie obowiązków zawodowych związane jest często z koniecznością dostępu do internetu, a także posiadania pod ręką komputera czy telefonu. Służbowy smartfon może ulepszyć komunikację i być niezbędnym narzędziem do pracy. Należy używać go tylko w celach do tego przeznaczonych.

Sprawdź też: Co to jest system ATS?