Lean management — na czym polega?

[:pl]

[:]

SPIS TREŚCI:

• Filozofia lean management — co to jest?
• System zarządzania lean management — historia
• Podstawowe zasady lean management
• Jakie są narzędzia lean management?
• Dlaczego warto wprowadzić lean management?
• Gdzie sprawdzi się lean management?
• Jak wdrażać lean management?

Filozofia lean management — co to jest?

Lean management to rodzaj zarządzania przedsiębiorstwem. Polega na dostosowaniu go do aktualnych warunków gospodarowania, które panują na rynku w obrębie organizacji.
Lean management to podejście zarządzania i filozofia organizacyjna, która koncentruje się na eliminacji marnotrawstwa, optymalizacji procesów i ciągłym doskonaleniu.

Jego celem jest zwiększenie efektywności, redukcja kosztów, poprawa jakości oraz zwiększenie satysfakcji klienta poprzez eliminację wszelkich działań, które nie dodają wartości. Opiera się na zasadach: ciągłe doskonalenie (kaizen), zaangażowanie pracowników, uproszczenie procesów, wyeliminowanie zbędnych operacji, redukcja czasu cyklu oraz elastyczność i adaptacyjność organizacji. Lean management jest szeroko stosowany w różnych branżach i organizacjach. Najczęściej w branży produkcyjnej, ale także w usługach, administracji i innych obszarach, gdzie istnieje potrzeba optymalizacji procesów i zwiększenia efektywności.

System zarządzania lean management — historia

Koncepcja zarządzania wywodzi się z systemu produkcyjnego Toyoty (Toyota Production System), która po II wojnie światowej wprowadziła zbiór technik i narzędzi zarządzania do swojej firmy produkcyjnej. Podstawowym celem było niwelowanie strat, które występowały w procesie produkcji. Analizowano wartość produktu z punktu widzenia klienta, skupienie się na powolnym, ale ciągłym rozwoju. Metodę nazwano odchudzaniem lub spłaszczaniem przedsiębiorstwa, które miało być zredukowane z nadmiaru zapasów i nadprodukcji. Wyrażenie lean manufacturing pierwszy raz zostało użyte w 1991 roku. W historii Lean Management nieustannie przenikał się nurt amerykański oraz japoński.

Podstawowe zasady lean management

Lean Management, znane również jako lean manufacturing lub lean production, to filozofia zarządzania, która ma swoje zasady:

• Dążenie do doskonałości — to podstawowa zasada koncepcji lean management. Polega na dążeniu do stworzenia przejrzystych struktur przedsiębiorstwa.
• Elastyczna struktura organizacyjna — system lean management musi cechować się elastyczną strukturą przedsiębiorstwa. Istotny jest odpowiedni podział odpowiedzialności i stworzenie zespołów, które będą dzieliły się na konkretne zadania.
• Systematyczny proces zmian — ważne jest zrozumienie, że wdrażanie lean management do zarządzania przedsiębiorstwem wymaga ciągłego i holistycznego podejścia. Wymaga systematycznych i kompleksowych zmian w strukturach, procesach oraz rolach w organizacji.
• Znaczenie zasobów ludzkich — lean management pozwala nadać większego znaczenia ludziom, którzy tworzą dane przedsiębiorstwo. Zaangażowanie ich w proces zmiany kultury organizacyjnej jest głównym motywatorem, bo bez nich firma nie istnieje. To właśnie pracownicy są odpowiedzialni za realizację procesów, dostarczanie wartości dla klienta i osiąganie celów organizacji.
• Eliminacja marnotrawstwa — Marnotrawstwo to wszelkie czynności, zasoby lub procesy, które nie przyczyniają się bezpośrednio do dostarczenia wartości dla klienta. Zasada eliminacji marnotrawstwa polega na identyfikacji i eliminacji wszelkich form marnotrawstwa, takich jak nadprodukcja, nadmiar zapasów, nadmierna obróbka, nieefektywne przemieszczanie się, czekanie, nieefektywne przetwarzanie informacji itp.
• Praca oparta na danych i dowodach — Decyzje i działania podejmowane w ramach lean management powinny być oparte na rzetelnych danych i dowodach. Analiza danych i pomiarów pomaga identyfikować obszary do usprawnienia oraz monitorować postępy w osiąganiu celów.

Czytaj też: Mobbing w pracy — jak go rozpoznać i co robić?

Czytaj też: 10 sposobów jak motywować pracowników

Jakie są narzędzia lean management?

Przedsiębiorstwa, które chcą poprawić swoją kulturę organizacyjną mogą wykorzystywać następujące narzędzia lean management:

Mapa przepływu wartości (VSM — Value Stream Mapping)

To narzędzie służące do zobrazowania i analizy przepływu materiałów i informacji w procesie produkcyjnym lub świadczenia usług. Mapa przepływu wartości pozwala identyfikować obszary marnotrawstwa oraz wskazuje potencjalne miejsca usprawnień.

5S

To metoda lean, która zakłada stworzenie optymalnego miejsca pracy. Nazwa to akronim pięciu japońskich słów, które w tłumaczeniu oznaczają: wybór, uporządkowanie, sprzątanie, standaryzacja. Dzięki tej metodzie uporządkowuje się miejsce pracy, usuwa się zbędne rzeczy, sprząta się i pilnuje tego, aby wszystkie standardy były powtarzalne.

Kaizen

Metoda ciągłego doskonalenia procesów, która polega na wprowadzaniu ulepszeń małymi krokami. Jest jednym z najważniejszych narzędzi lean management.

Muda

Po japońsku oznacza straty, marnotrawstwo. Narzędzie polega na jego eliminacji, osiągnięciu maksymalnej wartości dla klienta, poprawie jakości i zwiększenie efektywności.

TPM (Total Productive Maintenance)

To kompleksowe utrzymanie produktywności. Dąży się do zmotywowania wszystkich pracowników tak, aby zmaksymalizować ich efektywność.

Kanban

To metoda wizualnego zarządzania zapasami i kontrolowania przepływu pracy. Za pomocą tabliczek kanban lub systemów elektronicznych można monitorować stan zapasów, reagować na potrzeby klienta i minimalizować nadmiarowe zapasy.

JIT (Just in Time)

To strategia zarządzania, która polega na dostarczaniu dokładnie takiej ilości materiałów, jakiej potrzebuje proces w danym momencie, eliminując nadmiarowe zapasy i zmniejszając czas oczekiwania. JIT ma na celu minimalizację kosztów, zwiększenie efektywności i poprawę przepływu wartości.

Poka Yoke

To technika zapobiegania błędom poprzez wprowadzenie prostych urządzeń, kontrol i procedur, które eliminują możliwość popełnienia błędu. Poka-yoke ma na celu minimalizację defektów i zapewnienie jakości.

Zarządzanie wizualne

To prezentowanie informacji w przejrzysty sposób, tak aby były czytelne, a pracownicy mieli łatwiejszą pracę i nie popełniali błędów.

KPI (Key Performance Indicator)

Są to miary i wskaźniki, które służą do monitorowania i oceny efektywności procesów. KPI pomagają w identyfikacji obszarów wymagających usprawnienia i śledzeniu postępów w osiąganiu celów.

Czytaj też: Wypalenie zawodowe — jak sobie radzić?

Czytaj też: Czas pracy — jak go ustalać i rozliczać?

Dlaczego warto wprowadzić lean management?

Lean management przynosi wiele korzyści dla firm, które chcą zmienić podejście do zarządzania. Jakie korzyści daje firmie wdrożenie lean management?

• Zwiększona efektywność: Lean management koncentruje się na eliminowaniu marnotrawstwa, nadmiaru i niepotrzebnych działań. Poprzez optymalizację procesów, organizacje osiągają większą wydajność i efektywność w swoich działaniach.
• Poprawa jakości: Lean management kładzie duży nacisk na identyfikację i eliminację przyczyn błędów oraz problemów jakościowych. Poprzez ciągłe doskonalenie procesów, organizacje osiągają wyższą jakość swoich produktów lub usług, co prowadzi do większej satysfakcji klienta.
• Zmniejszenie kosztów: Eliminacja marnotrawstwa i nadmiaru przekłada się na redukcję kosztów operacyjnych. Dzięki skracaniu czasu cyklu, lepszemu zarządzaniu zapasami i optymalizacji procesów, organizacje oszczędzają pieniądze i zasoby.
• Zwiększona elastyczność i adaptacyjność: Lean management promuje elastyczność i zdolność do dostosowania się do zmieniających się warunków. Organizacje, które wdrożą lean management, stają się bardziej zdolne do reagowania na zmiany rynkowe, wprowadzania nowych produktów czy usług oraz sprostania wymaganiom klientów.
• Zaangażowanie pracowników: Lean management angażuje pracowników na różnych poziomach organizacji, zachęcając ich do aktywnego udziału w doskonaleniu procesów. Dzięki temu, pracownicy czują się bardziej zaangażowani, mają większy wpływ na swoje miejsce pracy i przyczyniają się do innowacji i doskonalenia.
• Skrócenie czasu realizacji: Poprzez eliminację zbędnych kroków i ograniczenie czasu przestoju w procesach, organizacje osiągają skrócenie czasu realizacji projektów czy dostaw. To z kolei przekłada się na szybsze zaspokajanie potrzeb klientów i zwiększenie konkurencyjności.

Gdzie sprawdzi się lean management?

Filozofia sprawdzi się praktycznie w każdej organizacji, niezależnie od jej rodzaju, sektora działalności czy wielkości. Może być stosowany zarówno w przedsiębiorstwach produkcyjnych, jak i usługowych. Oto kilka obszarów, w których Lean Management znajduje zastosowanie:

• Produkcja — Lean Management znalazł swoje korzenie w branży produkcyjnej, dlatego jest szczególnie popularny w tym sektorze. Może być stosowany w zakładach produkcyjnych, fabrykach i linii montażowych w celu eliminacji marnotrawstwa, optymalizacji przepływu materiałów i zwiększenia efektywności produkcji.
• Obsługa klienta — W sektorze usługowym, w tym w bankach, ubezpieczeniach, hotelarstwie czy firmach logistycznych, Lean Management może być stosowany w celu usprawnienia procesów obsługi klienta, skrócenia czasu oczekiwania, eliminacji błędów oraz poprawy jakości świadczonych usług.
• Opieka zdrowotna — Lean Management może pomóc w optymalizacji procesów, redukcji czasu oczekiwania pacjentów, minimalizacji błędów medycznych oraz poprawie jakości opieki i satysfakcji pacjentów.
• Logistyka i łańcuch dostaw — Lean Management może być wykorzystywany do eliminacji marnotrawstwa, optymalizacji przepływu towarów, minimalizacji zapasów, poprawy terminowości dostaw oraz zwiększenia efektywności operacyjnej.
• Administracja i biurokracja — Lean Management może być z powodzeniem stosowany w sektorze administracji publicznej oraz organizacjach non-profit. Pomaga w eliminacji zbędnych procedur, uproszczeniu procesów, zwiększeniu efektywności oraz poprawie jakości obsługi.

Jak wdrażać lean management?

Wdrażanie koncepcji lean to proces stopniowy, do którego powinno się zaangażować całą firmę: pracowników wraz z zarządem. To pierwszy krok do usprawnienia działania przedsiębiorstwa, które może osiągnąć wieksze wyniki finansowe. Lean management wymaga dyscypliny i systematyczności. Jest indywidualnym podejściem, które w każdej firmie może wyglądać nieco inaczej.

• Pierwszym krokiem jest zdobycie wiedzy na temat Lean Management i zrozumienie jego zasad oraz korzyści. Pracownicy, a zwłaszcza kadra zarządzająca, powinni przyswoić podstawowe pojęcia i techniki Lean, takie jak eliminacja marnotrawstwa, ciągłe doskonalenie, wartość dla klienta itp.

• Kolejnym krokiem będzie analiza istniejących procesów w firmie i identyfikacja obszarów, w których występuje marnotrawstwo lub problemy. Należy skoncentrować się na przepływie wartości dla klienta i poszukać potencjalnych obszarów usprawnień.

• Sposób myślenia tego rodzaju zarządzania zakłada, że pracownik aktywnie uczestniczy w życiu przedsiębiorstwa – jego zdanie jest brane pod uwagę w przypadku podejmowania decyzji, jest on odpowiedzialny na koszty, ale też jest szkolony i doceniany.

• Ważnym elementem jest śledzenie i monitorowanie wprowadzonych zmiany oraz ich wpływu na wyniki firmy. Warto wykorzystać metryki i wskaźniki, aby ocenić skuteczność wdrożonych działań i identyfikować dalsze obszary usprawnień.

Podsumowując, Lean Management to strategia zarządzania firmą, która została zapoczątkowana zaraz po drugiej wojnie światowej w Japonii. Wdrażanie koncepcji polega na zmianie organizacji pracy tak, aby wyeliminować różne błędy i zredukować marnotrawstwo. Zastosowanie lean management wiąże się z wieloma korzyściami dla firmy, dlatego warto pomyśleć nad tą koncepcją zarządzania przedsiębiorstwem.

Kultura lean to badanie procesów pracy, ciągłe doskonalenie, rozwój i organizacja nastawiona na osiąganie zamierzonych celów. Koncepcja Lean dzięki wykorzystaniu potencjału ludzi w organizacji pozwala na wypracowanie modelu działania opartego na filozofii nieustannego uczenia się poprzez zespołowe rozwiązywanie problemów.