Praca zdalna uregulowana w Kodeksie pracy 2023

SPIS TREŚCI

• Co to jest praca zdalna?
• Kiedy można wprowadzić pracę zdalną?
• Nowe wymogi dla pracodawców dotyczące organizacji pracy zdalnej
• Formy pracy zdalnej
• Zasady pracy zdalnej
• Kontrola pracy zdalnej 

Co to jest praca zdalna?

Zmiany wprowadzone do Kodeksu Pracy definiują pracę zdalną jako wykonywanie zadań służbowych poza siedzibą pracodawcy, z wykorzystaniem technologii informacyjno-komunikacyjnych. To kluczowe rozróżnienie, które pozwala na uregulowanie wielu aspektów związanych z tego typu zatrudnieniem. To praca, którą pracownik może wykonywać całkowicie lub częściowo w miejscu uzgodnionym i zgłoszonym pracodawcy. Przepisy nie dopuszczają tutaj zupełnej dowolności w wyborze miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika.

Praca zdalna każdorazowo powinna być uzgadniana z pracodawcą. Home office pozwala na świadczenie pracy zdalnej w innym miejscu niż siedziba naszej firmy. Może być to mieszkanie pracownika, nawet w innym mieście.

Ten styl wykonywania obowiązków służbowych jest znany od lat. Jednak w Polsce dopiero od niedawna praca zdalna stała się coraz popularniejsza. Dla wielu przedsiębiorstw taki rodzaj pracy to duża szansa na pozyskanie doświadczonych pracowników. Nawet tych, zamieszkałych na drugim końcu świata.

Popularność tej pracy sprawiła, że wiele osób szuka pracy tylko i wyłącznie w tej formie zatrudnienia. Warto pamiętać, że taki system pracy wymaga od obu stron właściwego przygotowania. Największe wymagania leżą po stronie pracodawcy, który zapewnia nie tylko właściwe warunki, sprzęt do pracy, ale i dba o bezpieczeństwo informacji i danych firmy.

Praca zdalna — kiedy można wprowadzić?

Praca w formie zdalnej jest ustalana między pracownikiem a pracodawcą. Może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę , ale również w trakcie trwania zatrudnienia (w formie zmiany warunków umowy o pracę; nie będzie wymagana forma pisemna).

Implementacja pracy zdalnej jest tak naprawdę decyzją obustronną. Pracodawca oraz pracownik wyrażają zgodę na ten sposób wykonywania obowiązków. Jeśli zmiana formy zatrudnienia następuje w trakcie trwania umowy, może to nastąpić:

• z inicjatywy pracodawcy
• na polecenie pracodawcy
• na wniosek pracownika. 

Inicjatywa pracodawcy

Wprowadzenie do przedsiębiorstwa pracy zdalnej, nie oznacza polecenia jej wykonywania. Pracownik w tym przypadku ma prawo odmowy. Co najważniejsze, odmowa w tym przypadku nie może być przyczyną wypowiedzenia umowy przez pracodawcę. Ustawa bowiem nie wskazuje strickte polecenia pracy zdalnej.

Wniosek pracownika

Nowe przepisy prawa pracy umożliwiają pracę zdalną na wniosek składany przez pracownika. W tym przypadku pracodawca może nie wyrazić zgody. Jednakże przepisy prawa wprowadzają katalog grupy pracowników, którym takiej pracy odmówić nie można.

Pracodawca nie będzie mógł odrzucić wniosku o pracę zdalną, złożonego przez:

1. Pracownice w ciąży,
2. Pracownicy wychowujący dzieci do 4 lat
3. Pracownicy opiekujący się niepełnosprawnymi członkami rodziny
4. Pracownikowi -rodzicowi, o którym mowa w 1421 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu Pracy

•  rodzicem dziecka z zaświadczeniem o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które wystąpiły przed urodzeniem lub podczas porodu;
• rodzicem dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
• rodzicem dziecka z opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczeniem o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Przełożony może odmówić pracy zdalnej takiej osobie tylko wtedy, gdy nie będzie to możliwe z powodu rodzaju pracy lub organizacji pracy. Pracodawca musi poinformować pracownika o powodzie odmowy.

Polecenie pracodawcy

Wprowadzenie pracy zdalnej przez polecenie pracodawcy następuje w określonym przypadkach:

1. w okresie obowiązywania nadzwyczajnego stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu
2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Pracodawca może wydać polecenie pracy poza siedzibą firmy. Wcześniej, pracownik jest zobowiązany złożyć specjalne oświadczenie, w którym deklaruje, że ma odpowiednie warunki lokalowe i techniczne umożliwiające mu wykonywanie pracy. Oświadczenie to można złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej. W przypadku zmiany warunków pracownik zobowiązany jest poinformować o tym fakcie pracodawcę. Pracodawca wtedy ma prawo cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.  

Praca zdalna — nowe wymogi dla pracodawców

Przepisy pracy zdalnej jasno precyzują obowiązki pracodawcy i pracownika..

Od 7 kwietnia, pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi zdalnemu :

• Wsparcia w postaci materiałów i narzędzi pracy, włączając w to niezbędne urządzenia techniczne do wykonywania zadań zdalnych.

Ustawa dopuszcza możliwość używania swojego prywatnego sprzętu (np. komputera) do pracy zdalnej, jeśli obie strony się na to zgodzą. Ważne jest, aby prywatne narzędzia zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownik dostanie dodatkowe świadczenie pieniężne za korzystanie ze swojego sprzętu.

Obowiązek pokrycia kosztów, czy wypłaty ekwiwalentu można zastąpić obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Jego wysokość powinna odpowiadać kosztom, ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Bierze się pod uwagę normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe i ilość wykorzystanego materiału, koszty zużycia energii elektrycznej, czy usług telekomunikacyjnych.

• Rekompensatę innych wydatków bezpośrednio powiązanych z pracą zdalną – pod warunkiem, że taki obowiązek zostanie określony w umowie zawartej z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu dotyczącym pracy zdalnej bądź odpowiednim porozumieniu z pracownikami.
• Zapewnienie szkoleń oraz wsparcia technicznego koniecznych do efektywnego wykonywania pracy zdalnej.

Czytaj też: Benefity dla pracowników — co można oferować?

Formy pracy zdalnej

Pracownik powinien posiadać właściwe narzędzia, szybki dostęp do łącza internetowego, a przede wszystkim posiadać umiejętność koncentracji.

Zgodnie z nowelizacją kodeksu pracy możemy wyróżnić 3 rodzaje wykonywania pracy:

1. praca zdalna całkowita – wykonuje się ją tylko w trybie zdalnym (100% czasu)
2. praca zdalna hybrydowa – wykonuje się pracę częściowo w firmie, a częściowo zdalnie
3. praca zdalna okazjonalna – na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej, maksymalnie 24 dni w roku. Z uwagi na jej szczególny charakter nie będą stosowane, nie które przepisy dotyczące pracy zdalnej (np. obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy).

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej firma nie musi się zgodzić na pracę zdalną okazjonalną. Podmiot czyli firma może odmówić świadczenie pracy zdalnej z uwagi na organizację lub charakter powierzonej pracy. Nie zawsze bowiem jest możliwa praca zdalna.

Zachodzi zatem pytaniem jak w praktyce stosować przepisy dotyczące pracy zdalnej okazjonalnej?

Warto pamiętać o tym, że to pracownik samodzielnie nie może podejmować decyzji o wykonywaniu pracy w formie zdalnej. Musi to uzgodnić z pracodawcą, a ten może się na to nie zgodzić. Warto jednak pamiętać o tym, że odmowa pracy zdalnej okazjonalnej nie może mieć znamion dyskryminacji. Należy pamiętać także, że złożenie wniosku o świadczenie pracy zdalnej nie może być powiązane w żaden sposób z wykorzystaniem przez niego urlopu wypoczynkowego. Odmienny jest bowiem cel tych świadczeń.

Jak liczyć 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej? Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej jasno wskazuje, że liczbę dni pracy zdalnej należy liczy podobnie jak dni urlopu. Szczególnie mamy tutaj na myśli sytuację kiedy pracownik w trakcie roku kalendarzowego zmieni pracodawcę. Zatem mamy jasność, że liczba dni pracy zdalnej wykorzystanej u danego pracodawcy powinna widnieć na świadectwie pracy.

Praca zdalna — zasady

Wdrożenie pracy zdalnej do przedsiębiorstwa wymaga od pracodawcy wielu obowiązków.

Ustawa nakłada obowiązek ustalania zasad wykonywania pracy zdalnej poprzez

• zawarcie porozumienia z zakładową organizacją związkową,
• utworzenie regulaminu pracy zdalnej (w przypadku braku zakładowej organizacji pracy)
• zawarcia porozumienia z pracownikiem (w przypadku braku zakładowej organizacji pracy oraz braku regulaminu).

Porozumienie określające zasady wykonywania pracy zdalnej zawartym z zakładową organizacją związkową, powinno zawierać takie elementy jak:

• określenie grupy pracowników na pracy zdalnej
• zasady pokrywania kosztów pracy w domu przez pracodawcę
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
• zasady porozumienia się pracodawcy i pracownika
• zasady potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez zatrudnionego
• zasady kontroli wykonywania swojej pracy
• zasady kontroli w zakresie BHP
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie BHP i RODO ( za wyjątkiem osób na pracy zdalnej okazjonalnej)
• zasady instalacji, inwentaryzacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu.

Podsumowując w związku z nowelizacją pracy zdalnej pracodawca musi zapewnić pracownikowi zdalnemu:

• narzędzia pracy pracownika, takie jak komputery, i pokryć koszty związane z ich utrzymaniem,
• pokryć inne koszty związane z pracą zdalną, jeśli tak ustalą strony umowy,
• dać pracownikowi szkolenia i wsparcie techniczne,
• umożliwić pracownikowi kontakt z innymi pracownikami i korzystanie z miejsca pracy.

Obowiązku te nie dotyczą pracowników wykonujących pracę zdalną okazjonalną.

Pracownik i pracodawca mogą zdecydować, że wracają do tradycyjnej pracy. Jeśli nie dojdą do porozumienia, zmiana formy i czasu pracy zdalnej nastąpi po 30 dniach od zgłoszenia wniosku.

Pracodawca musi dbać o bezpieczeństwo i higienę pracy zdalnej, ale nie ma obowiązku dbania o stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego.

Szkolenia z bezpieczeństwa i higieny pracy dla osób zatrudnionych zdalnie mogą odbywać się online. Pracownicy zdalni muszą także przechodzić okresowe szkolenia.

Narzędzia pracy muszą spełniać wymagania bezpieczeństwa. Pracodawca nie może zlecić pracy zdalnej, która jest niebezpieczna, przekracza normy czy stosuje substancje szkodliwe.

Pracodawca musi ocenić ryzyko zawodowe i opracować zasady bezpiecznego home office dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. W przypadku wypadku przy pracy zdalnej, pracodawca musi zbadać przyczyny i okoliczności, szanując prywatność pracownika.

Niedopuszczalne będzie wykonywanie pracy zdalnej dla prac:

1. szczególnie niebezpieczne
2. w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych
3. prac związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych, bądź powodujących intensywne brudzenie.

Kontrola pracy zdalnej 

Nowelizacja przepisów przewiduje również kontrolę osoby pracującej zdalnie. Zgodnie z kodeksem pracy nasz przełożony ma prawo przeprowadzić kontrolę w miejscu wykonywania przez nas pracy. Ważne jest, by odbyło się to w godzinach naszych pracowniczych obowiązków. Jeśli pracodawca podczas kontroli stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad BHP, czy procedur stosowania RODO może on zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień. Ponadto może on cofnąć zgodę na wykonywania pracy zdalnej. Jeśli tak się stanie, pracownik będzie zobowiązany rozpocząć pracę w siedzibie firmie, w terminie wskazanym przez pracodawcę. 

Warto pamiętać, ze mimo nowelizacji kodeksu pracy, ustawa nie wskazuje jednej formy polecenia pracy zdalnej.

Dokumentacja pracy zdalnej nie może być przechowywana poza aktami osobowymi pracownika. A nowelizacja przepisów kodeksu pracy wymaga wspólnego ustalenia kosztów pracy zdalnej przez pracownika i pracodawcę.

Przepisy w zakresie pracy zdalnej powinien w sposób jasny przedstawiać regulamin pracy zdalnej wprowadzony w zakładzie pracy. Powinien on zawierać jasny zapis dotyczący organizacji pracy zdalnej. Warto pamiętać, iż decyzja w sprawie organizacji pracy zdalnej okazjonalnej należy do pracodawcy.

Skopiowano link!

---