Multitasking — czy jest efektywny?

[:pl]

[:]

SPIS TREŚCI

• Czym jest multitasking? Na czym polega?
• Multitasking — przykłady
• Jak multitasking wpływa na efektywność pracy?
• Multitasking — negatywny wpływ na pracę
• Jakie są zalety multitaskingu?
• Co zamiast multitaskingu?
• Mindfulness a multitasking
• Multitasking jak poradzić sobie na wielozadaniowym stanowisku?

Czym jest multitasking? Na czym polega?

Multitasking, czyli wielozadaniowość to kompetencja, która umożliwia wykonywanie zadań jednocześnie. Termin ten wywodzi się ze słownictwa, które dotyczy komputerowych systemów operacyjnych (computer multitasking), ale szybko zaczął być używany do opisu zadań robionych przez ludzi. Pierwszy raz użyto tego terminu w 1965 roku do opisu komputera IBM. Okazało się być to błędne, ponieważ nawet komputery nie mają możliwości wykonywania kilku rzeczy naraz. Procesy uruchamiane są jedno po drugim, a płynność przełączania zależy od rdzenia procesora.

Choć multitasking to robienie wielu zadań naraz, w rzeczywistości powinniśmy nazywać to switch tasking, ponieważ bardziej przeskakujemy między zadaniami, niż robimy je jednocześnie. Zawsze, chociaż jedno odbierze nam skupienie i zaangażowanie drugiemu.

Multitasking — przykłady

Multitasking co to jest? Jak wygląda wielozadaniowość w pracy? Przedstawiamy kilka przykładów:

• Praca nad prezentacją podczas spotkania — jednoczesne tworzenia prezentacji oraz słuchanie uczestników spotkania może prowadzić do utraty skupienia i obniżenia jakości prezentacji oraz braku zrozumienia dyskusji.
• Przygotowywanie posiłku podczas pracy zdalnej — gotowanie podczas pracy zdalnej może prowadzić do zbyt długiego przestoju od komputera i przerywać koncentrację, co wpływa na jakość pracy.
• Przeglądanie mediów społecznościowych podczas spotkania — współpraca zespołu podczas spotkania może być zakłócona, jeśli ktoś jednocześnie przegląda media społecznościowe lub odpowiada na wiadomości.
• Czytanie dokumentacji podczas rozmowy telefonicznej — próba jednoczesnego czytania dokumentacji podczas rozmowy telefonicznej może prowadzić do utraty uwagi dla mówcy i niepełnego zrozumienia treści.

Jak multitasking wpływa na efektywność pracy?

Powszechnie uważa się, że wielozadaniowość w pracy zawodowej jest pożądana, bo przecież mamy możliwość wykonywać wiele tasków jednocześnie. Pracodawcy często szukają takich osób, które będą miały podzielną uwagę. Osoba, która jest w stanie wykonywać zadania z różnych dziedzin, pozwala firmie zaoszczędzić czas i pieniądze. Ale czy multitasking jest efektywnym sposobem?

Niestety na dłuższą metę multitasking jest niezdrowy i może powodować stres psychiczny. Eksperci uważają, że koncentracja i efektywność oraz wydajność pracownika wtedy spada, a nasz mózg pracuje w inny sposób. Przy pracy nad jednym zadaniem nasza część mózgu odpowiedzialna za skupienie działa prawidłowo. W przypadku robienia dwóch zadań jednocześnie poszczególne strony mózgu działają niezależnie. Przez to jesteśmy narażeni na częstsze popełnianie błędów i trudności z zapamiętywaniem szczegółów.

Czytaj też: Jak zaplanować karierę, aby osiągnąć sukces?

Czytaj też: Nieobecność w pracy i jej konsekwencje

Multitasking — negatywny wpływ na pracę i zdrowie

Multitasking, mimo że może wydawać się wygodnym sposobem radzenia sobie z wieloma zadaniami naraz, często ma negatywny wpływ na efektywność pracy i jakość wykonywanych obowiązków. Jak multitasking wpływa na pracę?

• Popełnianie błędów — nadmiar obowiązków może wpłynąć na to, że nie będziemy aż tak spostrzegawczy, przez co wiele rzeczy może nam umknąć. Brak skupienia może doprowadzić do niższych wyników w firmie, a co za tym idzie niezadowolenia przełożonych z naszej pracy.
• Niższa efektywność pracy — przechodzenie z jednego zadania na drugie sprawia, że nasze skupienie nie jest 100-procentowe.
• Stres i zmęczenie — zbyt duża ilość obowiązków robionych naraz przyczyni się do presji i nadmiernego stresu, co odbije się nie tylko na pracy, ale również życiu prywatnym.
• Utrata kontroli nad czasem — multitasking może sprawić, że trudno jest śledzić, ile czasu faktycznie poświęca się na każde zadanie, a to prowadzi do opóźnień i nieukończonych zadań.
• Wypalenie zawodowe — multitasking powoduje stres psychiczny, a to może bardzo łatwo doprowadzić do wypalenia zawodowego. Zbyt duża presja sprawi, że nie będziemy odczuwać zadowolenia z naszej pracy.
• Pracoholizm — multitasking w bardzo łatwy sposób może doprowadzić do pracoholizmu.
• Problemy z organizowaniem pracy — gdy każde zadanie zrobimy po trochu, to żadne nie zostanie w pełni ukończone.
• Dłuższe wykonywanie zadań — praca w takim trybie wydłuża nasz czas na ukończenie zadań.
• Brak satysfakcji z pracy — multitasking może prowadzić do braku poczucia spełnienia z wykonanej pracy, ponieważ nie będziemy widzieć rezultatów.
• Spadek jakości pracy — zadania wymagające głębokiej analizy, kreatywności czy dokładności mogą cierpieć w wyniku multitaskingu. Ograniczona koncentracja może prowadzić do ograniczonego myślenia i niewłaściwych decyzji.

Jakie są zalety multitaskingu?

Mimo że wielozadaniowość w pracy uznawana jest przez jednych za wadę, to inni uważają, że ma wiele zalet. W dzisiejszych czasach, gdzie tempo życia jest bardzo szybkie, umiejętność robienia kilku rzeczy naraz może być bardzo przydatna. Jakie zalety ma multitasking?

• Szybkość w wykonywaniu zadań — w przypadku rutynowych zadań multitasking może pomóc w szybszym ich wykonaniu. Wykorzystanie wolnych chwil między bardziej wymagającymi zadaniami do wykonania prostych czynności może zwiększyć wydajność.
• Brak monotonii — przejście od jednego zadania do drugiego może pomóc w uniknięciu monotonii i zmęczenia związanego z długotrwałym wykonywaniem jednej czynności.
• Rozwijanie adaptacyjności — multitasking wymaga umiejętności płynnego przechodzenia z jednego zadania na drugie, co może pomóc w rozwinięciu adaptacji do różnych sytuacji.
• Praca pod presją czasu — to częsty wymóg, jaki można znaleźć w ogłoszeniach o pracę. Multitasking sprawdzi się w momencie, kiedy musimy zrobić projekt szybko, który wymaga umiejętności pracy w stresowych warunkach.
• Krótkotrwałe zaangażowanie — przy robieniu kilku zadań jednocześnie możemy mieć wrażenie, że działamy produktywnie. Czujemy się bardziej zmotywowani i chętni do działania. Niestety dzieła to jedynie na krótki okres czasu. Praca na pełnych obrotach z czasem może doprowadzić do braku zaangażowania w jakiekolwiek zadania.
• Efektywne wykorzystanie czasu — wielozadaniowość pozwala na wykonywanie różnych zadań jednocześnie, przez co możemy zrobić więcej w jednym czasie.

Co zamiast multitaskingu?

Jeśli nasza praca zmusza nas do multitaskingu, to warto znaleźć alternatywę, aby nie popaść w wypalenie zawodowe. Co można zmienić, aby poprawić swoją sytuację? Jak sobie radzić z multitaskingiem?

• Mindfulness — to inaczej trening uważności, który polega na doświadczeniu tego, co tu i teraz. Są to ćwiczenia umysłu dla osób, które zmagają się ze stresem i negatywnymi emocjami. Trening uważności uczy jak czerpać energię z życia, jak wzmacniać koncentrację, redukować stres i ułatwiać zasypianie.
• Plan działania — czasem warto obrać strategię swojej pracy, która pozwoli nam na lepszą organizację zadań. Przed rozpoczęciem pracy można rozpisać, jakie zadania trzeba zrobić dziś, a jakie można przełożyć na jutro. Warto pamiętać, że nie jesteśmy robotami, tylko ludźmi, którzy potrzebują też odpoczynku i relaksu.
• Delegowanie zadań — jeśli masz nadmiar obowiązków, to realnie nie będziesz mógł każdego z nich wykonać. Dlatego też warto część swoich zadań oddać komuś innemu, jeśli samemu się nie wyrabia. W pracy trzeba stawiać sobie granice i być asertywnym.
• Technika pomodoro — to system pracy pozwalający na pracę w blokach czasowych. Skupiamy się na jednym zadaniu 20-30 minut, a później robimy sobie 5 minut przerwy. Po 4-5 takich blokach czasowych trzeba zrobić sobie dłuższą przerwę (najlepiej bez urządzeń elektronicznych).
• Zarządzanie czasem pracy — istnieje wiele technik zarządzania czasem, które mają sprawić, że będziemy bardziej produktywni. Warto sprawdzić: Metoda Smart, Metoda Alpen, Metoda Eisenhowera, Zasada Pareto itp.

Multitasking a mindfulness

Mindfulness i multitasking to dwie różne strategie zarządzania pracą i codziennymi obowiązkami, które mają istotny wpływ na naszą efektywność oraz jakość wykonywanej pracy. Mindfulness to praktyka, która skupia się na pełnym zaangażowaniu. Poprzez skoncentrowanie się na teraźniejszości, zyskujemy zdolność do głębszego zaangażowania w każde zadanie.Z drugiej strony, multitasking polega na równoczesnym wykonywaniu wielu zadań naraz. Choć może wydawać się, że jest to sposób na efektywne zarządzanie czasem, ma on swoje ograniczenia. Praca nad wieloma zadaniami jednocześnie może prowadzić do obniżenia jakości wykonywanej pracy, większej liczby błędów, rozproszenia uwagi oraz zwiększonego stresu. Wybór pomiędzy mindfulness a multitaskingiem zależy od naszych preferencji, rodzaju wykonywanych zadań oraz celów, które chcemy osiągnąć.

Czytaj też: Toksyczni ludzie w pracy — jak sobie z nimi radzić?

Multitasking jak poradzić sobie na wielozadaniowym stanowisku?

Niektóre stanowiska pracy wymagają wykonywania kilku zadań jednocześnie. Jak ułatwić sobie wykonywanie multitaskingu? Jak radzić sobie z wielozadaniowością w pracy?

• Organizacja czasu
• Lista zadań — twórz listę zadań, które trzeba wykonać i aktualizuj ją na bieżąco. To pomoże Ci śledzić postępy i zobaczyć, co jeszcze trzeba zrobić.
• Bloki czasowe – podzielenie zadań i przypisanie im konkretnego czasu może pomóc w organizacji.
• Tworzenie notatek – przy nadmiarze obowiązków pamięć może nie działać tak dobrze. Warto więc tworzyć notatki, któremogą być dla Ciebie wsparciem.
• Doprowadzanie zadań do końca – skup się na doprowadzaniu każdego zadania do końca, zanim przejdziesz do następnego. Niezakończone projekty mogą zwiększać stres i utrudniać efektywność w przyszłości.
• Unikanie rozpraszaczy – zminimalizuj czynniki rozpraszające, takie jak niepotrzebne powiadomienia na komputerze czy telefonie. Wyłącz je podczas pracy nad ważnymi zadaniami.
• Dbanie o work life balance – niezależnie od intensywności pracy, pamiętaj o zachowaniu równowagi między pracą a życiem osobistym. Odpowiednia ilość czasu na odpoczynek i spędzanie go z rodziną i przyjaciółmi jest kluczowa dla utrzymania zdrowego samopoczucia.
• Pamiętanie o odpoczynku – wprowadzaj krótkie przerwy między zadaniami, aby odpocząć i zregenerować umysł. To pomoże utrzymać koncentrację na dłużej.

Wielozadaniowość w pracy jest zjawiskiem powszechnym i często wymaganym przez pracodawców. Niestety na dłuższą metę multitasking szkodzi i może się przyczyniać do obniżenia wydajności pracownika. Multitasking negatywny wpływ ma nie tylko na pracę, ale również na nasze zdrowie. W bardzo łatwy sposób może doprowadzić do wypalenia zawodowego lub pracoholizmu. Kluczem do radzenia sobie z multitaskingiem jest umiejętne zarządzanie czasem, priorytetami i zdrowym rozsądkiem. Należy pamiętać, że jesteśmy tylko ludźmi, a nie robotami.

Sprawdź też: Coworking — co to jest i jak wygląda praca?