Lista obecności w zakładzie pracy

[:pl]

Prowadzenie ewidencji czasu pracy każdego z pracowników należy do podstawowych obowiązków pracodawcy w zakładzie pracy. Z kolei prawidłowo sporządzona lista obecności sprawia, że możliwe jest prawidłowe naliczenie wynagrodzeń lub świadczeń pracowniczych. Tak prowadzony system czasu pracy zatrudnionych pozwala zweryfikować przepracowane godziny.

lista obecności
[:]

SPIS TREŚCI

Lista obecności pracownika

Wiele firm prowadzi dwa rodzaje dokumentacji: jednym jest prowadzenie ewidencji godzin pracy a druga to listy obecności. Standardowa lista obecności określa godzinę wejścia do pracy i godzinę zakończenia pracy. Należy to do obowiązków pracodawcy. Nie ma tego również w zapisie kodeksu pracy. Jeśli firma prowadzi listę obecności powinna ująć to w swoim wewnętrznym regulaminie pracy. Kogo dotyczy lista obecności? Jak wskazuje art. 149 kodeks pracy „pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy“. Z kolei listy obecności nie zostały sformalizowany w żadnym przepisie prawnym.

Lista obecności prowadzona jest zarówno w dużych, jak i małych firmach. Ma pozwalać na szybkie i łatwe obliczenie nadgodzin oraz przysługujących dni wolnych. Za prowadzenie listy obecności odpowiada dział kadr lub kierownicy poszczególnych działów. Kwestie te powinny zostać ujęte w obowiązującym w firmie regulaminie pracy, którego treść jest wiążąca dla pracowników oraz samego pracodawcy. W małych firmach z reguły nadzorowanie listy obecności należy do głównego właściciela firmy. Niekiedy wyznacza się do tego osobę odpowiedzialną za prawidłowe funkcjonowanie pracy zespołu w danym zakładzie pracy.  Prawidłowo sporządzona lista obecności umożliwia prawidłowe naliczenie wynagrodzeń lub świadczeń pracowniczych.

Formy listy obecności 

Jak wygląda lista obecności? Nie ma ona ściśle sprecyzowanej formy. Pracownik ma obowiązek potwierdzenia swojej obecności w pracy w formie pisemnej lub elektronicznej. W ciągu ostatnich lat wykształcił się zwyczaj prowadzenia listy obecności w formie:

  • papierowej
  • elektronicznej
  • ustnej (w przypadku bardzo małych przedsiębiorstw).

Forma papierowa 

To tradycyjna forma papierowa, w której pracownik podpisuje się na dokumencie. W ten sposób potwierdza swoją obecność w pracy, zaznaczając moment przyjścia do pracy i jej zakończenia. Pracodawca może skorzystać z gotowego wzoru listy obecności, dostępnego w internecie. Niektóre firmy mają własny, stworzony przez siebie szablon. Bardzo przydatny jest arkusz Excel, w którym bez problemu można samodzielnie utworzyć formularz. Papierową listę obecności umieszcza się w miejscu, by każda osoba zatrudniona w firmie miała do niej dostęp. Trzeba zatem zadbać o skrupulatne wypełnianie listy obecności w pracy na bieżąco. Pracodawca powinien mieć wgląd do tego dokumentu w dowolnym miejscu i o dowolnym czasie.

Elektroniczna lista obecności

Elektroniczna lista obecności pozwala na natychmiastową weryfikację przepracowanych godzin pracowników. Rozpoczęcie pracy potwierdza się przez zalogowanie do systemu lub przez odbijanie kartą magnetyczną. Zastosowanie systemów cyfrowych pozwala znacznie szybciej zsumować czas pracy. Pracownicy nie muszą ręcznie liczyć i sprawdzać dokumentów, ponieważ wszystko można wygenerować i podliczyć w systemie. Codzienne, ręczne podpisywanie listy obecności dla niektórych jest czasochłonne i kłopotliwe. Stosowanie list obecności usprawnia pracę i oszczędza czas potrzebny do rozliczania i kontrolowania pracowników.

Cyfrowe programy dokładnie rejestrują godzinę przyjścia i wyjścia z firmy. Rzetelne prowadzenie takiej listy może mieć ogromne znaczenie nie tylko w przypadku kontroli pracownika. W przypadku sytuacji losowej, łatwo można ustalić, czy pracownik był w tym czasie w pracy, czy też nie. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy w firmie mogą skupić się na pracy, nie myśląc o papierowych listach obecności. Pracodawca może skorzystać również z gotowego programu, w którym automatycznie lista obecności powinna być generowana. Na koniec miesiąca można zsumować cały czas pracy i pobrać gotową listę. Generowanie listy obecności oraz samo jej wypełnienie jest dużo prostsze i zajmuje bardzo mało czasu.

Dzięki temu specjaliści działu kadry mają ułatwione zadanie przy tworzeniu raportów przepracowanych godzin.

lista obecności

Co powinna zawierać lista obecności ?

Na liście obecności nie można wyszczególnić danych pracownika chronionych przez RODO. Jako że nie jest ona wymagana przez przepisy prawa, nie precyzują one także jej elementów. Znajdują się tam jedynie podstawowe informacje o zatrudnionych. Zgodnie z rozporządzeniem RODO na liście nie można wpisywać danych poufnych. Nie wpisuje się również przyczyny, dlaczego w danym dniu/miesiącu osoba zatrudniona nie była w pracy. Zakazane jest przetwarzanie danych osobowych. Pamiętajmy, że tworzy się ją do ustalenia czasu wykonywanej pracy i obecności pracownika.

Podstawowymi elementami jest:

  • imię i nazwisko pracownika
  • stanowisko
  • data
  • podpis pracownika
  • godzina rozpoczęcia pracy
  • godzina zakończenia pracy.

W Kodeksie pracy nie określono wymaganego okresu przechowywania listy obecności. Na wszelki wypadek zaleca się, aby przetrzymywać je w firmie przez minimum 3 lata. Zapis w kodeksie pracy precyzuje, że roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu. Ważne, aby nie archiwizować ich w aktach osobowych, lub w dokumentacji pracowniczej.

Praca zdalna a lista obecności w pracy

W dzisiejszych czasach, coraz więcej pracodawców oferuje pracownikom możliwość pracy zdalnej. Pojawia się jednak wiele pytań i wyzwań, w tym kwestia dotycząca obecności pracowników. Lista obecności pracowników to narzędzie, które pozwala pracodawcom na monitorowanie i kontrolowanie godzin ich pracy swoich pracowników. W przypadku pracy stacjonarnej to rozwiązanie niezbędne, aby pracodawca mógł stwierdzić, czy pracownik spełnił swoje obowiązki i czy przysługuje mu wynagrodzenie za dany dzień. W przypadku pracy zdalnej jednak, sytuacja wygląda inaczej. Praca zdalna powinna być dokładnie i szczegółowo omówione przez obie strony. Sposób komunikacji między nimi powinien być jasny dla pracownika i pracodawcy. Dzięki temu efektywność pracy oraz monitorowanie czasu ich pracy będzie bezproblemowe.

Współczesne systemy pozwalają pracodawcom kontrolować czas wykonywanej pracy . Niezależnie od ich miejsca pracy. Jednym z takich sposobów jest logowanie do systemu komputerowego. Dzięki temu przełożony może zobaczyć, o której godzinie rozpoczynamy pracę i o której ją kończymy. Kolejną opcją jest wysłanie wiadomości przez pracownika, jak rozpoczyna swoją pracę. Służą do tego ogólnodostępne komunikatory. 

Pamiętajmy! Nasz pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania pracy swojej kadry. Dzięki temu o wiele łatwiej można rozliczyć się później z przepracowanych godzin oraz prowadzić ewidencję.

Ewidencja czasu pracy

System ewidencji czasu został wprowadzony Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Początkowo w była to karta ewidencji pracy. Od 1 stycznia 2019 r. zamiast karty wprowadzono obowiązek ewidencjonowania czasu, który prowadzono dla każdego pracownika. To dokument, który prowadzi każdy pracodawca, bez względu na ilość zatrudnionych osób. Dzięki temu może ustalić wynagrodzenie oraz uwzględnić inne świadczenia związane z pracą.

Ewidencja czasu powinien zawierać informacje takie jak:

  • liczbę przepracowanych godzin
  • godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej
  • godziny nadliczbowe
  • godziny dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru
  • dni wolne od pracy
  • ustawowe zwolnienia od pracy
  • inne usprawiedliwione nieobecności w pracy
  • nieusprawiedliwione nieobecności w pracy
  • czas godzin pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym.

Ewidencja pracy dodatkowo zawiera szereg innych, niezbędnych informacji o czasie pracy włączając w to między innymi czas przeznaczony na wyjścia prywatne. Należy pamiętać, że ewidencja czasu pracy jest własnością pracodawcy, jednak na żądanie pracownika należy mu dokument okazać. Pracownik może żądać jedynie wglądu, skopiowania lub odpisu.

lista obecności

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Wiele osób myli listę obecności z kartą ewidencji czasu pracy, podczas gdy oba te dokumenty nie są ze sobą tożsame. To dwa odmienne dokumenty kadrowe. System obowiązkowej ewidencji czasu jest nieco ważniejszy niż sama dokumenatcja z obecnością. Pracodawca jest zobowiązany ją tworzyć, by prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenie wynikające ze stosunku pracy.

Niestety spora ilość osób myli listę obecności z terminem obowiązkowej ewidencji czasu pracy. Również wielu pracodawców błędnie traktuje listę obecności oraz ewidencję czasu pracy jako jeden i ten sam dokument. Lista dotycząca czasu pracy to pisemne lub elektroniczne potwierdzenie w pracy. Z kolei ewidencja czasu pracy zawiera bardzo szczegółowe informacje związane z czasem pracy. Prowadzenie ewidencji pracy to jeden z najważniejszych obowiązków pracodawcy. Ponadto wpisuje się tam wszystkie nieobecności pracownika, zwolnienia lekarskie itp. Tylko w ewidencji czasu pracy należy podać przyczynę nieobecności pracownika, ponieważ jest to niezbędne do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia. Lista zawiera tylko dane dotyczące obecności pracowników.

Wzór listy obecności

Podsumowanie

Każdy pracodawca firmy wie, jak ważną rolą jest dokładne rejestrowanie oraz dokumentowanie informacji dotyczących obecności pracowników. Rozliczanie godziny pracy odbywa się najczęściej w postaci listy obecności, na której pracownicy przedsiębiorstwa są zobowiązani zaznaczyć godziny rozpoczęcia pracy, oraz jej zakończenia.

Mimo, że powstają coraz to nowsze technologię i coraz częściej korzysta się z elektronicznych form rejestracji godziny pracy, to jednak wiele firm nadal korzysta z tradycyjnej listy obecności. Dzięki tego typu dokumentacji można nie tylko monitorować obowiązki pracowników dotyczących obecności (i jej zaznaczania) oraz również kontrolować wszelkie nieprawidłowości (wcześniejsze opuszczenie stanowiska, zbyt długi czas pracy, spóźnienia itp.)

Odpowiednio sporządzona jest podstawą do poprawnego rozliczania czasu pracy.


Podobne wpisy

  • szkolenie BHP

    Dlaczego szkolenie BHP jest ważne?

    Głównym obowiązkiem pracodawcy jest przeprowadzenie szkolenia BHP dla pracownika. Ma to na celu chronić zdrowie i życie pracownika poprzez zapewnienie bezpiecznych oraz higienicznych warunków pracy. Ponadto to jest pracodawca jest zobowiązany do zorganizowania szkolenia BHP. Jakie są zasady szkolenia pracowników? Jaki jest obowiązkowy zakres szkolenia?


    31.01.2024
  • kontrola zus z powodu zwolnienia L4

    Kontrola ZUS z powodu zwolnienia l4

    Pracownik któremu wystawiono zwolnienie jest zobowiązany do przebywania w miejscu zadeklarowanym w wystawionym zwolnieniu lekarskim. Jak wygląda kontrola zwolnienia lekarskiego L4? Jakie ma uprawnienia ZUS? Czy zawsze ZUS ma możliwość kontroli? Co jeśli podczas kontroli inspektor ZUS nie zostanie pracownika w domu? Sprawdźmy!


    27.01.2024
  • promesa zatrudnienia

    Promesa zatrudnienia – kiedy można ją podpisać?

    Poszukiwanie pracy lub poszukiwanie pracowników do firmy nie należy do łatwych procesów i może przysporzyć wielu problemów. Większość osób zakłada, że przebiegnie to pomyślnie i uczciwie. Niestety, ale nie zawsze tak jest. Dlatego też w wielu przypadkach pisemnie potwierdzenia ustaleń są koniecznie i gwarantują pewność zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy.


    08.08.2023
  • nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy

    Nieobecność w pracy i jej konsekwencje

    Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę to nie tylko szereg przywilejów, ale także dużo obowiązków pracowniczych. Jednym z najważniejszych obowiązków należących do pracownika jest wykonywanie określonych zadań przez pracodawcę – w wyznaczonym miejscu i w określonym terminie. Każda nieobecność pracownika powinna zostać przez niego wyjaśniona.


    27.07.2023
  • naliczanie urlopu wypoczynkowego

    Naliczanie urlopu wypoczynkowego

    Prawo do urlopu jest uprawnieniem każdej osoby zatrudnionej. Zależy głównie od okresu, w jakim dana osoba jest zatrudniona. Niektórzy pracownicy otrzymują również dodatkowy pakiet dni wolnych, które są im przyznawane z różnych powodów. Podpowiadamy, jak policzyć okres trwania urlopu wypoczynkowego oraz wynagrodzenie, jakie przysługuje nam w czasie jego trwania.


    20.07.2023
  • urlop rodzicielski 2023

    Urlop rodzicielski — zmiany w 2023 roku

    Wprowadzenie nowych zmian w prawie dotyczących urlopu rodzicielskiego jest istotnym krokiem w zapewnianiu odpowiedniego wsparcia dla rodziców w związku z opieką nad dziećmi. Przeprowadzone modyfikacje mają na celu ułatwienie korzystania z tego prawa oraz promowanie równego podziału obowiązków opiekuńczych między matką a ojcem. Jakie zmiany urlopu rodzicielskiego zostały wprowadzone w 2023 roku?


    10.05.2023
  • systemy i rozkłady czasu pracy

    Systemy i rozkłady czasu pracy wg kodeksu pracy

    W każdym zakładzie pracy pracodawca podejmuje się wyboru odpowiedniego systemu i rozkładów czasu pracy. Musi on pamiętać jedynie o tym, że trzeba zastosować się do zasad Kodeksu pracy. Czym są systemy i rozkłady czasu pracy? Jakie są rodzaje systemów pracy?


    09.05.2023
  • praca zdalna

    Praca zdalna uregulowana w Kodeksie pracy 2023

    Praca zdalna zyskuje na popularności w Polsce, a wraz z nią pojawiają się zmiany w przepisach. W ostatnich latach obserwujemy rosnące zainteresowanie zarówno pracodawców, jak i pracowników tą formą współpracy. Znowelizowane przepisy kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie już 7 kwietnia. Jakie są zasady pracy zdalnej? Jakie zmiany wprowadzono w Kodeksie pracy?


    09.05.2023
  • książeczka sanepidowska

    Książeczka sanepidowska — jak wyrobić? Jakie badania?

    Podejmując pracę niekiedy spotykamy się z tym, że pracodawca stawia nam wymóg wyrobienia książeczki sanepidowskiej, inaczej mówiąc orzeczenia do celów sanitarno – epidemiologicznych. Szczególnie jest to popularne w branży, gdzie mamy kontakt z żywnością. W tego typu miejscach jest stale przeprowadzana kontrola.


    09.05.2023
  • jak napisać wypowiedzenie

    Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę?

    Napisanie wypowiedzenia umowy z pracy może być trudnym i stresującym doświadczeniem zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Złożone relacje między obiema stronami oraz indywidualne okoliczności wypowiedzenia wymagają specjalnego podejścia i profesjonalizmu. Sprawdź nasz artykuł, a dowiesz się: Jakie są rodzaje wypowiedzenia. Ile wynosi okres wypowiedzenia umowy.


    09.05.2023